כל החנות על מסך אחד, מקבלת המכשיר ועד האיסוף

לקוח נכנס עם מכשיר. אתם פותחים כרטיס שירות, בוחרים את הדגם מהמאגר, רושמים את התקלה שהוא מתאר ואת מה שאתם רואים בבדיקה חוזרת: שריטות, מסך שבור, מכשיר רטוב. הכרטיס נכנס לסטטוס "קבלה / הצעת מחיר".

כשהלקוח מאשר את המחיר, הכרטיס עובר ל"בעבודה" והמעבדה רואה אותו בסרגל העליון. אם צריך חלק שאין במלאי, הכרטיס עובר ל"הזמנות" וממתין. אם הטכנאי צריך משהו מהלקוח, הוא מסמן "עדכוני לקוחות" ומי שבדלפק יודע שצריך להתקשר.

בסיום התיקון הכרטיס עובר ל"מוכן לתשלום / איסוף", ומשם נשלח מסרון ללקוח. הלקוח בא, משלם ולוקח, והכרטיס נסגר. אם הוא לקח את המכשיר וטרם שילם, יש סטטוס נפרד "נאספו - ממתינים לתשלום" כדי שהכסף הזה לא ייעלם.

כשהמכשיר חוזר אחרי חודש עם אותה תקלה, או כשאתם מחזירים חלק פגום לספק, יש "אחריות - מעקב ספקים": סטטוס שמחזיק את כל מה שיצא מהחנות ואתם מחכים לתשובה עליו.

כרטיס הלקוח עצמו מכיל בדיוק את מה שצריך כדי לזהות אדם ולחזור אליו: שם מלא, טלפון, אימייל, תעודת זהות (לא חובה), מספר לקוח פנימי משלכם ותאריך הפתיחה. לא מספר גלובלי מבלבל, אלא מספור רץ שלכם, כמו שרשום על הפתק שאתם מוסרים לו.

כל מה שקשור למכשיר יושב על כרטיס השירות, לא על הלקוח: הדגם, ה-IMEI, התקלה, החלקים והאחריות. מהכרטיס של הלקוח נכנסים ל"שירותים" ורואים את כל הכרטיסים שנפתחו לו לאורך השנים, כל אחד עם המחיר ומצב התשלום שלו.

החיפוש עובד על שני הצדדים יחד. אם הלקוח מתקשר ואומר רק שם פרטי, חפשו לפי שם. אם יש לכם רק את המכשיר ביד, חפשו לפי IMEI או מספר סריאלי ותגיעו לכרטיס השירות ומשם ללקוח. אפשר גם לחפש לפי דגם מכשיר, מספר שירות, מספר לקוח או טווח תאריכים.

כך שיחה שמתחילה ב"הייתי אצלכם לפני חצי שנה והמסך שוב מקולקל" מפסיקה להיות ויכוח. אתם רואים מתי הוא היה, איזה חלק הוכנס, באיזו איכות ומה נרשם באחריות.

מחירון החלקים בנוי לפי הדרך שבה חנות סלולר באמת עובדת: לכל דגם יש כמה קטגוריות חלקים, ולכל חלק יש כמה רמות איכות במחירים שונים. אותו מסך אייפון יכול להיות מקורי, OLED תואם או LCD, וכל אחד במחיר אחר.

ברגע שהמחירון מוגדר, כל מי שפותח תיקון בוחר חלק מהרשימה והמחיר נכנס לשורות הכרטיס. אין יותר שני עובדים שמוכרים את אותו מסך בשני מחירים, ואין שיחות "כמה לוקחים על זה?" מעל הדלפק.

המלאי מנוהל באותו מסך: לכל חלק ואיכות יש יתרה וכמות מינימום, והיתרה יורדת אוטומטית כשמשתמשים בחלק בתיקון. אתם רואים מה יש, מה אזל ומה צריך להזמין, לפני שהלקוח מחכה שבוע כי גילינו שאין מסך במגירה. לכל שורה יש ברקוד, ואפשר להדפיס מדבקות ולייצא או לייבא את המחירון בקובץ.

ההבדל בין חנות שנראית מסודרת לחנות שנראית מאולתרת הוא בדרך כלל לא הציוד אלא התקשורת. בכרטיס השירות יש שלושה כפתורי מסרון: "המכשיר מוכן לאיסוף", "ניסינו להשיג אותך" והודעה חופשית שאתם מקלידים. השליחה תמיד ידנית, ואתם מחליטים מתי הלקוח מקבל הודעה. כששולחים "מוכן לאיסוף", הכרטיס עובר באותה לחיצה לסטטוס "מוכן לתשלום/איסוף", כך שהסרגל למעלה תמיד תואם למה שהלקוח יודע.

הנוסח של כל הודעה מוגדר מראש, כדי שעובד חדש ישלח בדיוק את אותו טקסט כמו הוותיק. יתרת המסרונים מוצגת בסרגל העליון, ואם היא נגמרת מופיעה התראה בדף הבית, במקום לגלות את זה מלקוח שלא קיבל הודעה.

הטופס שיוצא ללקוח מודפס מתוך הכרטיס וכולל את פרטי הלקוח, המכשיר, הפריטים, המחיר, מצב התשלום והתקנון שלכם. את פרטי העסק, הלוגו ונוסח תקנון התיקונים ותקנון המכשירים מגדירים פעם אחת ב"ניהול פרטי עסק", והם מופיעים על כל הדפסה. את החשבונית או הקבלה עצמן אתם ממשיכים להוציא בתוכנת הנהלת החשבונות שלכם, כי CRMOBILE לא מנפיקה מסמכי מס.

אם יש יותר מסניף אחד, כל סניף עובד על הנתונים שלו: לקוחות, שירותים וסרגל סטטוסים נפרדים. המנהל מחליף סניף בלחיצה, ואם לקוח עבר לסניף אחר אפשר להעביר אותו ואת השירותים שלו.